Gebruikershandleiding Fase 5: Benoemen raadsleden

Laatst bijgewerkt 7 maanden

Benoemingen

Benoemingen is in Procura Verkiezingen opgedeeld in twee variaties.  Zo is er een onderscheid gemaakt tussen Benoemingen na Verkiezingen en Tussentijdse Benoeming. De eerst genoemde gebruikt eenmalig tot uiterlijk één dag na de vaststelling van de verkiezingsuitslag. In het geval de status van een Zittend raadslid verandert gebruikt u de wizard Tussentijdse Benoeming.

Video

Bekijk onze video waarin de stappen worden uitgelegd. Lees vervolgens onderstaand stappenplan door.

Uitgangssituatie

Alvorens u benoemingen kunt registreren met behulp van Procura Verkiezingen, moet de definitieve verkiezingsuitslag in Procura Verkiezingen bekend zijn. Controleer of aan de voorwaarden is voldaan door te controleren of u de volgende acties heeft uitgevoerd:

  •   U heeft de tellingen in OSV aangemaakt en in Procura Verkiezingen geïmporteerd.
     Dit heeft u gedaan door:
    • Ofwel van alle stembureaus een EML 510a tellingen stembureau te importeren
    • Ofwel een EML-bestand bestand 510b tellingen gemeente te importeren
      image.png 71.48 KB

      Dit doet u in het menu Uitslagverwerking > Uitwisseling via EML > EML 510 - Telling
      Als het menu grijs van kleur is, dan is de verkiezing reeds geblokkeerd (zie laatste controle punt)

  • U heeft de definitieve verkiezingsuitslag in OSV op kandidaatniveau vastgesteld en in Procura Verkiezingen ingelezen.
    Dit heeft u gedaan door het EML-bestand 520 Resultaat in Procura Verkiezingen te importeren
    image.png 93.44 KB

    Dit doet u in het menu Uitslagverwerking > Uitwisseling via EML > EML 520 - Resultaat
    Als het menu grijs van kleur is, dan is de verkiezing reeds geblokkeerd (zie laatste controle punt)

  • U heeft de verkiezingsuitslag in Procura Verkiezingen geblokkeerd.
    Dit heeft u gedaan door een vinkje te plaatsen voor “De uitslag is compleet”, “De uitslag is definitief vastgesteld” en “De uitslag mag op kandidaat niveau worden gepresenteerd”
    image.png 70.01 KB

    Dit doet u in het menu Uitslagverwerking > Uitslagberekening > Status uitslagverwerking

Benoemingen na Verkiezingen

Als de verkiezingsuitslag bekend is, heeft u benoemingsbrieven nodig voor alle kandidaten die in aanmerking komen voor een zetel in de raad. In Procura Verkiezingen kunt u deze gekozen kandidaten benoemingsbrieven aanmaken. Als voldaan is aan de eerder genoemde voorwaarden in bovengenoemd hoofdstuk, dan weet Procura Verkiezingen wie er in aanmerking komen voor een zetel in de raad. 

  • Navigeer naar menu Benoemingen > Benoemingen na Verkiezingen.
    Merk op dat het veld Kandidaten standaard filtert op “Gekozen kandidaten”

  • Kies bij Export formaat voor PDF of Docx en verander Status van de benoeming  in "Benoemd maar nog niet toegelaten" en selecteer vervolgens in het zoekresultaat alle kandidaten waarvoor u benoemingsbrieven wenst aan te maken of selecteer alle kandidaten in één keer met behulp van de knop Alles selecteren.
    Klik vervolgens op Aanmaken(F9)
    image.png 118.6 KB

  • U krijgt nu een popup te zien waarin u  kunt kiezen welke benoemingsformulieren aangemaakt moeten worden.
    Indien u aangepaste benoemingsbesluiten heeft aangemaakt, bijvoorbeeld in de huisstijl van uw gemeente, dan vindt u deze terug onder het kopje “Eigen formulieren” In alle andere gevallen plaatst u een vinkje voor de standaard in Procura Verkiezingen aanwezige benoemingsformulieren
    image.png 186.12 KB


  • Controleer of de datum-velden correct zijn ingevuld en klik daarna wederom op Aanmaken(F9)
Let op: U kunt alleen Benoemingen na Verkiezingen gebruiken voor kandidaten waarvan de status van de kandidaat gelijk is aan “Te benoemen in nieuw gekozen orgaan”. Deze status zal vooraf ingevuld zijn na het inlezen van de EML 520 – Resultaat uit OSV. 

  • Een progressiebalk komt in beeld. Zodra deze op 100% staat kunt u de progressiebalk sluiten via Sluiten(ESC). Klik ook de popup weg via Sluiten(ESC)
    image.png 73.77 KB
  • Merk op dat de status van de geselecteerde kandidaten nu is veranderd van “Te benoemen in nieuw gekozen orgaan” naar “Benoemd maar nog niet toegelaten” Tevens zijn de in de popup aangevinkte formulieren aangemaakt
    image.png 118.27 KB


  • U vindt de aangemaakte formulieren terug in het scherm Benoemingen > Formulieren > Aangemaakte formulieren. Selecteer alle formulieren en klik op Download.
    U krijgt de vraag of de bestanden samengevoegd moeten worden tot één Docx/PDF bestand.
    Als u op Ja(enter) klikt krijgt u één bestand.
    Als u op Nee (esc) klikt krijgt u een ZIP-bestand met daarin alle geselecteerde Docx/PDF-bestanden
    image.png 305.96 KB
Tip: Selecteer telkens de benoemingsbrieven voor één kandidaat en druk op Download  en klik op Ja(enter) als de vraag komt om de bestanden samen te voegen. Zo houdt u overzicht en loopt u geen risico dat de benoemingsbrieven voor verschillende kandidaten tussen elkaar komen te liggen en heeft u één bestand per kandidaat die u gemakkelijk kunt opslaan of afdrukken. Als u klaar bent met de kandidaat, selecteer dan de brieven voor deze kandidaat en klik op Archiveren. Zou houdt u een overzichtelijk scherm en weet u welk brieven u nog moet afdrukken/opslaan
  • De status van de kandidaten is na het uitvoeren van bovenstaande stappenplan gezet op "Te benoemen in nieuw gekozen orgaan."
    Als u de status van de kandidaten wenst aan te passen zonder dat daarbij benoemingsformulieren worden aangemaakt, dan kunt u via het menu Benoemingen > Kandidaten de statussen aanpassen (bijvoorbeeld  in "Benoeming niet aannemend (wordt bijv. wethouder)".

Let op: Als de status van een Zittend raadslid verandert, gebruik dan altijd Benoemingen > Benoeming na Verkiezing