In dit artikel beschrijven aan de hand van een voorbeeld hoe de voorgeschreven werkwijze voor het verzenden van e-mails vanuit Procura Verkiezingen te werk gaat. Uiteraard staat het u vrij als u uw eigen draai aan deze werkwijze wil geven.
Wij gaan in dit voorbeeld een e-mail versturen naar aan potentiële stembureauleden met de vraag of ze beschikbaar zijn voor de komende verkiezingen. In de e-mail willen wij een PDF-bijlage meezenden. Wij vertellen nu hoe u daarvoor te werk gaat. Dit artikel beschrijft niet hoe u een gepersonaliseerde bijlage kunt versturen bij een e-mail bericht.
Stappenplan
Het maken en versturen van een e-mailbericht bestaat uit een drietal stappen. Stap 1: Maak een e-mail sjabloon Stap 2: Maak een niet gepersonaliseerde bijlage (optioneel) Stap 3: Verzend e-mails
Tip: Voordat u aan de slag kunt dient u over een werkende koppeling te beschikken met de mailserver van uw gemeente. Bovendien moeten de persoons-, en e-mailgegevens van uw stembureauleden zijn geregistreerd in Procura Verkiezingen. Als u deze zaken nog niet geregeld heeft, dan zult u dit eerst moeten doen.
Stap 1: Maak een e-mail sjabloon
We beginnen dit voorbeeld met het aanmaken van een e-mail sjabloon. U kunt er echter ook voor kiezen een formulier sjabloon aan te maken. Een sjabloon maakt u aan onder Beheer > Sjablonen > E-mail sjabloon Klik op deze pagina op de knop Nieuw(F7) pasted-file-23.png 92.24 KB
Voor ieder sjabloon zult u een aantal velden moeten invullen.
Naam sjabloon: Gebruik een naam die makkelijk te herkennen is. Bijvoorbeeld: Aanschrijven stembureauleden
Van: Gebruik het e-mail adres die als afzender wordt gebruikt Bijvoorbeeld: <verkiezingen>@gemeente.nl
Aanmaken per: Wie gaat u hier aanschrijven? Zijn dat stembureauleden, vul hier dan stembureauleden in. Bijvoorbeeld: Stembureauleden
Actief in module: De keuze die u hier maakt bepaalt waar dit sjabloon zichtbaar is. Wilt u dat dit sjabloon (nog) niet zichtbaar is? Kies dan voor Niet ingedeeld Bijvoorbeeld: Wij willen stembureauleden aanschrijven, vandaar dat we kiezen voor Stembureauleden.
Nu kunnen we beginnen met het typen van de eigenlijke tekst van het e-mailbericht. In dit voorbeeld schrijven wij het volgende:pasted-file-15.png 38.13 KB
De plekken waar nu … staan willen wij voorzien van gepersonaliseerde tekst We willen dat er bij Geachte … De naam van het desbetreffende stembureaulid komt te staan. Bij de volgende … moet de naam van de gekozen verkiezing komen. De daarop volgende … de datum van de verkiezing. Tenslotte willen bij de laatste … de e-mail afsluiten met de naam van het verkiezingsbureau.
Het personaliseren van e-mails en formulieren gaat via de knop Elementen verkiezingenpasted-file-9.png 1.21 KB
Nadat u Geachte heeft getypt klikt u op deze Elementen verkiezingen knop. De volgende popup verschijnt vervolgens in beeld.pasted-file-10.png 15.32 KB
Zoals gezegd we willen dat er na Geachte de persoonlijke naam van stembureaulid in beeld komt. In het popup scherm kiezen we daarom voor het volgende.
Bij Weergave kiezen we altijd voor Element
Het Type element is het onderwerp. We kiezen daarom in dit voorbeeld voor Stembureaulid. We willen immers een dat de naam van een stembureaulid in beeld komt.
Bij Attribuut kiezen we voor Naam (geachte)
Na het klikken op OK zien we dat dat de volgende code na Geachte in de tekst van het sjabloon is gekomen. Daar staat nu {{element#stembureaulid#naam_geachte}} Zet achter de }} een spatie gevolgd door een komma (,)
Bij de andere velden gaan we op dezelfde manier te werken.
Naam stembureaulid | Element | Stembureaulid | Naam (geachte)
Titel van gekozen verkiezing | Element | Verkiezing | Volledige titel
Datum van gekozen verkiezing | Element | Verkiezing | Datum
Eigen naam | Element | Locatie – Bureau verkiezingen | Naam locatie
De uiteindelijke tekst ziet er dan als volgt uit:pasted-file-14.png 46.32 KB
Als we per ongeluk een verkeerd element hebben gekozen, dan kunnen we de tekst tussen {{ }} eenvoudig weghalen door deze te selecteren en op backspace van uw toetsenbord te kiezen.
Tenslotte klikken we op Opslaan(F9) . U heeft nu uw sjabloon gemaakt en kunt deze in gebruik nemen.
Tip: Als u wil weten hoe de tekst er in de praktijk uit komt te zien, klik dan op de knop Toon voorbeeld
Stap 2: Maak een niet gepersonaliseerde bijlage (optioneel)
Indien u de e-mail wenst te voorzien van een niet gepersonaliseerde bijlage, dan kunt u deze toevoegen aan de e-mail. U kunt bijvoorbeeld een PDF als bijlage toevoegen. De niet gepersonaliseerde bijlage maakt u op uw eigen computer. U kunt bijvoorbeeld in Microsoft Word een document die u vervolgens opslaat als PDF bestand. Dit bestand kunt u straks in stap 3 uploaden naar Procura Verkiezingen en vervolgens als bijlage gebruiken bij de e-mail. De stap is optioneel. U hoeft uiteraard niet perse een bijlage toe te voegen.
Maak nu een bijlage op uw computer of zorg ervoor dat u een bestaande bijlage klaar hebt staan.
Stap 3: Verzend e-mails
Nu we een e-mail sjabloon hebben gemaakt en eventueel een bijlage, kunnen we daadwerkelijk e-mails gaan versturen. In dit voorbeeld gaan we stembureauleden aanschrijven. Het eerder aangemaakte e-mail sjabloon is zichtbaar zijn onder Stembureauleden > Correspondentie (We hebben immers bij stap 1 gekozen voor Actief in module = Stembureauleden)
Wij zien nu een zoekscherm waar we kunnen zoeken naar stembureauleden. In dit voorbeeld zoeken we alle stembureauleden die actief lid zijn en waarvan de beschikbaarheid nog onbekend is.pasted-file-16.png 84.08 KB
We krijgen 1580 resultaten. We maken vervolgens selectie van de personen die u wenst aan te schrijven en klikt vervolgens op Aanmaken (F9)pasted-file-17.png 58.42 KB Er verschijnt een popup in beeld. We kiezen daarbij het eerder aangemaakte Aanschrijven stembureauleden sjabloon.pasted-file-18.png 38.1 KBVervolgens klikken we wederom op Aanmaken (F9)
Er wordt een voorbeeld e-mail bericht klaargezet voor alle personen die u in het zoekscherm heeft geselecteerd. Zodra het genereren van de voorbeeld berichten is voltooid, krijgt u voorbeelden te zien. U kunt per geadresseerde zien welk e-mail bericht de gebruiker ontvangt. Controleer de inhoud van het e-mail bericht. pasted-file-20.png 66.8 KB Eventueel kunt u bijlagen of formulieren toevoegen aan het bericht. Als we een bijlage willen toevoegen, dan klikken we op Bestand kiezen. Een Windows Verkenner scherm verschijnt in beeld. Navigeer nu naar de bijlage die u wenst toe te voegen en klik op Openen. De bijlage wordt nu geupload naar Procura Verkiezingen. U ziet nu dat de bijlage is toegevoegd:pasted-file-21.png 47.27 KB Optioneel kunt u nog meer niet gepersonaliseerde bijlagen toevoegen. De bijlagen worden voor alle stembureauleden uit de selectie toegevoegd.
Tip: Er is een verschil tussen een bijlage en een formulier.
Een bijlage is een bestand wat op de PC/netwerk van de gebruiker staat en kan worden bijgevoegd Denk bijvoorbeeld aan een eerder gemaakt PDF of Excel of DOCX bestand die u toevoegt aan het e-mail bericht. Een formulier is een niet gepersonaliseerd formulier dat eerder vanuit Procura Verkiezingen is aangemaakt.
U kunt nu klikken op Huidige Verzenden of op Alles verzenden. Pas vanaf dit moment worden de e-mails daadwerkelijk verstuurd naar de stembureauleden. Er verschijnt een popup met logging. Zodra de regel 'De taak is voltooid' in beeld verdwijnt kunt u de popup wegklikken door op Sluiten(Esc) te klikken.pasted-file-22.png 44.76 KBU heeft nu de geselecteerde stembureauleden een e-mail bericht met bijlage gestuurd.
Als niet alle geselecteerde personen een e-mailadres hebben, verschijnt de volgende melding.
pasted-file-12.png 16.23 KB
Het bewerken van contactpersonen bij stemlokaal vindt u terug onder Beheer > Tabellen stemlokalen > Stemlokalen en vervolgens tabblad Personen.
Terugzoeken verzonden e-mails
Alle e-mails die u vanuit Procura Verkiezingen heeft verzonden worden bewaard. U kunt verzonden e-mails terugzoeken. Bij het zoeken heeft u de mogelijkheid om eerder verzonden mails te zoeken met verschillende zoekcriteria (periode, e-mailadres van/naar, onderwerp).
U vindt de verstuurde mails terug via Stembureauleden > Correspondentie > Zoeken e-mail Mails die verstuurd zijn aan (beheerders/sleutelhouders) van stembureaus vindt u uiteraard terug onder Stembureaus > Correspondentie > Zoeken e-mailpasted-file-24.png 81.19 KB
