Als uw gemeente deelneemt aan (het experiment) tellen met een centrale stemopname, dan zult u in uw Procura Verkiezingen omgeving een menuoptie genaamd "Centrale stemopneming" terugvinden. Met deze menuoptie heeft u de mogelijkheid in hand om uw tellers in Procura Verkiezingen in te delen op een teltafel specifiek bedoeld voor centrale stemopname.
Als u in Procura Verkiezingen bekend bent met het indelen van uw stembureauleden, dan zal deze module u niet onbekend overkomen. U maakt in deze module als vanouds een stemlokaal aan, koppelt een gewenste bezetting aan uw centraal tellen stemlokaal en het stemlokaal kunt u daarna verder onderverdelen door teltafels aan te maken. Per teltafel kunt u tellers en telleiders (en eventuele andere functies) indelen. Indien uw indeling compleet is , kunt u de ingedeelde tellers benoemen via een benoemingsbrief of per e-mailbericht.
Aan-/uitzetten module centrale stemopneming
De module Centrale stemopneming kan zichtbaar gemaakt worden per verkiezing door in de beheer module bij een verkiezing de optie "Centrale stemopneming" op "Ja" te zetten. Na het herladen van de pagina wordt de module zichtbaar. image.png 102.1 KB
Gebruik module Centrale stemopneming
Als u uw tellers voor centrale stemopname in Procura Verkiezingen wenst bij te houden, volg dan onderstaand stappenplan.
Het stappenplan bestaat uit de volgende stappen:
Stap 1: Aanmaken stemlokalen voor centrale stemopname
Stap 2: Aanmaken functies voor tellers
Stap 3: Aanmaken gewenste bezetting
Stap 4: Selecteren stemlokaal voor centrale stemopname
Stap 5: Aanmaken teltafels
Stap 6: Indelen teltafels
Stap 7: Benoemen centrale tellers
Stap 8: Overige
Stap 1: Aanmaken stemlokalen voor centrale stemopname
Navigeer naar Beheer > Tabellen stemlokalen > Stemlokalen.
Klik op Nieuw(F7) om een nieuw stemlokaal aan te maken.
Verzin een passende naam en stemlokaalnummer voor uw stemlokaal.
Zet de instelling Type stembureau op "Centrale stemopneming"
Op het tablad Adresgegevens kunt u de adresgegevens toevoegen van de tellocatie.
Op het tabblad Persoonsgegevens kunt u optioneel een contactpersoon toevoegen van de tellocatie.
Indien u verschillende locaties gebruikt waar geteld kan worden, dan kunt u meerdere stemlokalen aanmaken. Let er daarbij op dat het stemlokaalnummer een uniek nummer is.image.png 113.29 KB
Tip: Geef uw stemlokaal afwijkende stemlokaalnummers (bijvoorbeeld 999). Zo kunt u uw tellocaties gemakkelijker onderscheiden van uw reguliere stembureaus.
Stap 2: Aanmaken functies voor tellers
Navigeer naar Beheer > Tabellen stembureauleden > Functies.
Klik op Nieuw(F7) om nieuwe functies aan te maken.
Noem deze functie bijvoorbeeld "Teller CSO" en "Telleider CSO"
Plaats een vinkje bij "tellerfunctie" en geef optioneel een bedrag in bij de vergoeding per dag, dagdeel en/of uur.
Uiteraard staat het u vrij nog meer of om andere functienamen te gebruiken.image.png 116.83 KB
Stap 3: Aanmaken gewenste bezetting
Navigeer naar Beheer > Tabellen stembureauleden > Bezettingen.
Klik op Nieuw(F7) om een nieuwe gewenste bezetting aan te maken.
Geef de gewenste bezetting een makkelijk te herkennen omschrijving. Bijvoorbeeld "tellers centraal tellen".
Klik daarna op de knop Functie toevoegen(F7) .
Voeg de eerder aangemaakte functies toe. Geef daarbij de begintijd en verwachte eindtijd en het aantal personen die deze functie moeten uitvoeren.
Klik opnieuw op Functie toevoegen(F7) als u meerdere functies gebruikt in deze gewenste bezetting.
Als u klaar bent met het toevoegen van de functies klikt u op Opslaan(F9).image.png 108.59 KB
Stap 4: Selecteren stemlokaal voor centrale stemopname
Navigeer naar Centrale stemopneming > Locaties.
Klik op Nieuw(F7) om een stemlokaal toe te voegen.
Selecteer bij Stemlokaal één van de eerder aangemaakte stemlokalen voor de centrale stemopname.
Geef het stemlokaal een uniek nummer en eenvoudig te herkennen omschrijving.
Geef bij datum telling de dag waarop de centrale telling plaatsvindt en bij starttijd telling en einddtijd telling de verwachte begin en eindtijd.
Deze gegevens kunt u onder andere gebruiken in uw benoemingsbrieven.
Herhaal bovengenoemde stappen als u meerdere stemlocaties gebruikt voor centraal tellen.image.png 100.38 KB
Let op: Kunt u geen locatie selecteren bij Stemlokaal?
In dat geval gaat u naar Beheer > Tabellen stemlokalen > Stemlokaal en muteer het stemlokaal waar u de centrale telling gaat uitvoeren. Zet de instelling "Default type stemlokaal" op "Centrale stemopneming" Hiermee kunt u de locatie wel selecteren als tellocatie.image.png 100.35 KB P.s. de locatie blijft als de instelling staat op "Centrale stemopneming" ook nog te gebruiken als regulier stembureau
Stap 5: Aanmaken teltafels
Navigeer naar Centrale stemopneming > Teltafels.
Klik op Nieuw(F7) om een teltafel toe te voegen.
Selecteer bij Locatie de eerder aangemaakte locatie.
Geef bij Nummer een uniek teltafelnummer.
Geef bij Omschrijving een naam aan de teltafel.
Kies bij Bezetting de eerder aangemaakte gewenste bezetting.
Klik op Opslaan(F9).
Optioneel klikt u op Nieuw(F7) om nog meer teltafels toe te voegen.image.png 87.08 KB
Tip: Als u niet met teltafels werkt, of pas op een later stadium uw tellers wil onderverdelen per teltafel, dan volstaat het om één teltafel aan te maken. U stelt uw gewenste bezetting dan zodanig in dat u genoeg telleiders en tellers heeft.image.png 76.05 KB
Stap 6: Indelen teltafels
Navigeer naar Centrale stemopneming > Teltafels indelen > Teltafels indelen
Dubbelklik op een van de teltafels.
Deel nu uw teltafel in.
U kunt daarbij gebruik maken van de Advieslijst om eenvoudig op de personen te filteren die voldoen aan de door u gestelde criteria om ingedeeld te kunnen worden (Mogelijke criteria zijn: is beschikbaar voor centraal tellen en is nog niet ingedeeld op een andere teltafel).image.png 114.69 KB
Tip: Via het potloodsymbool kunt u snel de beschikbaarheidsgegevens van een geselecteerd stembureaulid wijzigen.image.png 133.7 KB
Stap 7: Benoemen centrale tellers
Als u klaar bent met indelen, dan kunt u uw tellers per brief of mail informeren. Hoe u brieven of mails aanmaakt vindt u hier terug
Tip: Gebruik bij voorkeur de voorbeelden die zijn aangeleverd door Procura.
Het voordeel van de voorbeeld sjablonen is dat u deze kunt gebruiken voor zowel de benoeming tot Stembureaulid als benoeming als Centrale teller. In de sjablonen staat namelijk een apart tekstblok voor de benoeming voor op een stembureau en een apart tekstblok voor de benoeming op een teltafel. Zodra een persoon alleen op een stembureau is ingedeeld, is alleen dát tekstblok zichtbaar. In het geval een persoon zowel op een stembureau als op een teltafel ingedeeld, zijn beide tekstblokken uiteraard zichtbaar. Dat maakt dat u in één benoemingsmail alle relevante informatie stuurt en u geen twee losse benoemingsmails hoeft te sturen.
De volgende voorbeelden staan klaar voor gebruik:
[Procura voorbeeld] PS-2023 - Benoemingsbesluit (eigen indeling met CSO)
[Procura voorbeeld] PS-2023 - Benoemingsbesluit (volledige indeling met CSO)
Zoals u ziet zijn er zijn drie varianten. De verschillen zijn als volgt:
eigen indeling met CSO: Toont alleen de eigen naam op de benoeming. Niet de NAW-gegevens van de overige deelnemers op het Stembureau/Teltafel
volledige indeling met CSO: Toont naast de eigen naam, ook de NAW-gegevens van de overige leden waarmee het lid op het stembureau zit. Toont op het Teltafel alleen de eigen naam.
volledige indeling met volledige indeling CSO: Toont naast de eigen naam, ook de NAW-gegevens van de overige leden waarmee het lid op het stembureau zit. Toont naast de eigen naam, ook de NAW-gegevens van de overige leden waarmee het lid op het teltafel zit.
U kunt de teksten van bovengenoemde mails uiteraard aanpassen. De voorbeelden zijn niet alleen voor PS-2023 geschikt, u kunt deze ook voor latere verkiezingen gebruiken.
Let op: Maakt u toch zelf een aparte mail voor de benoeming van uw Centrale tellers?
Let er dan bij de brieven en formulieren op dat de instelling Actief in module op "Centrale stemopneming" staat en Aanmaken per op "Stembureaulid (centrale stemopneming)"image.png 116.66 KB
Stap 8: Overige
Deze module kent nog een aantal menutopties die niet in dit stappenplan behandeld zijn:
- Exporteren om gegevens naar Excel te exporteren
- Rubrieken muteren om een kenmerk in één keer te kunnen wijzigigen bij meerdere geselecteerde gegevens
- Vergoedingen (locaties en leden) om een vergoedingslijst aan te maken voor uw tellers en/of als vergoeding voor gebruik van de tellocaties
Deze mogelijkheden worden zoals gezegd niet in dit stappenplan besproken. De werking van deze menuopties vindt u terug in andere artikelen op de Procura FAQ.
