EP-2024 - Belangrijke informatie bij het gebruik van het Ledenportaal

Laatst bijgewerkt 5 dagen

Als u het Ledenportaal gebruikt bij het organiseren van de nieuwe verkiezingen zijn er een aantal zaken waar u rekening mee dient te houden.
In dit artikel beschrijven wij de belangrijkste punten.
In de handleiding van het Ledenportaal vindt u meer gedetailleerde informatie terug alsook een handige Checklist

Voordat u uw stembureauleden voor het Ledenportaal uitnodigt vragen wij u de volgende zaken te controleren:
  1. Heeft u kenmerken opnieuw gebruikt?
  2. Heeft u de schermen bijgewerkt van bestaande stembureauleden & nieuwe registraties?
  3. Heeft u voldoende informatie om stembureauleden (automatisch) in te kunnen delen?
  4. Zijn uw vragen compleet en eenduidig gesteld?
  5. Is de correcte verkiezing (EP-24)  toegevoegd vanuit het scherm 'beschikbaarheid'?

1. Heeft u kenmerken opnieuw gebruikt?

Heeft u voorgaande verkiezing gebruik gemaakt van "kenmerken"? hergebruik deze kenmerken dan niet!
Het lijkt misschien logisch om een kenmerk "Bent u beschikbaar voor het ochtend dagdeel" opnieuw te gebruiken.
Het is echter een heel stuk minder logisch als u weet daarmee de antwoorden van de vorige verkiezing ook hergebruikt!

Om er zeker van te zijn dat u altijd met nieuwe actuele informatie werkt, adviseren wij daarom om elke verkiezing de kenmerken opnieuw aan te maken.
image.png 39.24 KB
Als het kenmerk tijdens de vorige verkiezing is gebruikt:
- Klik dan op het kruisje om de vraag te verwijderen;
- Maak vervolgens met de knop "Kenmerk toevoegen" een nieuw kenmerk aan (met exact dezelfde omschrijving/vraagstelling).

2. Heeft u de beide schermen bijgewerkt van bestaande stembureauleden & nieuwe registraties?

Als u in de configuratie van het Ledenportaal zowel bestaande stembureauleden als nieuwe registraties hebt ingeschakeld:
- Dan is het ledenportaal voorzien van twee menu-items "Op uitnodiging" en "Nieuwe aanmelding"
- Vergeet dan ook niet om in beide menu-items de schermen bij te werken.
image.png 30.41 KB
Controleer of zowel het menu-item "Op uitnodiging" is bijgewerkt als het menu-item "Nieuwe aanmelding"

3. Heeft u voldoende informatie om stembureauleden (automatisch) in te kunnen delen?

Het doel van het Ledenportaal is om u zo veel mogelijk werk uit handen te nemen. Als u de applicatie een voorstel wilt laten doen voor een indeling dan gebruikt de applicatie daarvoor de antwoorden die door de stembureauleden zijn gegeven via het Ledenportaal.
Het is daarom verstandig om te controleren of u met de vragen die u heeft bedacht ook controleert of u daarmee automatisch een indeling kunt maken.

Vraag daarom een aantal collega's om het Ledenportaal gebruiken.
Nadien kunt u via de Advieslijst en/of Indelingmagiër controleren of u de juiste vragen hebt gesteld om vol-automatisch een indeling te laten generen.

4. Zijn uw vragen compleet en eenduidig gesteld?

Bij het inrichten van het Ledenportaal wordt vaak nagedacht over wat de gemeente nodig heeft. Vergeet echter uw stembureauleden niet.
Door ook vanuit het gezichtspunt van een stembureaulid te kijken komt u er misschien achter dat een bepaalde vraag op meerdere manieren te interpreteren valt of dat u vergeet belangrijke informatie te delen met uw stembureauleden. 

Zo komt u er misschien achter dat u in de ontvangstbevestiging veel meer informatie kunt delen over de komende stappen. 
Als u in de ontvangstbevestiging een bericht plaatst dat er over x-weken een uitnodiging wordt verstuurd voor een verplichte training/cursus en daarna de eventueel de benoeming weten uw stembureauleden precies wat er gaat gebeuren en voorkomt u tegelijkertijd een aantal telefoontjes van uw stembureauleden.

De uitnodiging stuurt u altijd vanuit het tab Ledenportaal --> Uitnodigen --> Stembureauleden